【一発解決】問い合わせフォームから届く営業迷惑メール対策５選
毎日のように問い合わせフォームから営業メールが届いて迷惑だ・・・そんな悩みを抱えていませんか？
統計によると、多くの企業の問い合わせフォームに届く営業メールは、全体の約80％を占めているとも言われています。本来なら顧客からの重要な問い合わせに即座に対応すべきなのに、営業メールの振り分けや削除に貴重な時間が奪われている状況が多くの企業で発生しています。
その結果、実際の顧客からの問い合わせへの返信が遅れ、せっかくの商機を逃してしまったり、顧客満足度が低下したりと、ビジネスに直結した悪影響が生まれています。
本記事では、複数の実装企業の実績データをもとに、実際に効果が出ている営業メール対策方法５つをご紹介します。これらの対策を実装することで、営業メールを30～90％削減することが可能です。
対策の最後に、導入するだけで毎日の営業メールをほぼゼロにできるWordPress専用の最強プラグインもご紹介します。
【対策１】文字数制限の設定
問い合わせフォームからの営業メール対策として、よく使われる方法が文字数制限です。
営業メールの特徴として、一つの提案で多くのターゲットに届けるために、文章が長くなる傾向があります。特に営業代行業者が定型文で大量送信している場合、その傾向は顕著です。
そこで問い合わせフォームの入力欄に300～500文字の上限を設定すると、定型文による営業メールが劇的に減少します。
ただやはり、業種や会社によっては問い合わせフォームから長文の悩みや相談を受け付ける必要があるケースもありますので、文字数制限が難しいという場合は、以下に挙げる他の対策もお試しください。
【対策２】reCAPTCHA v3の導入
営業メール対策の中でも、技術的に最も確実な方法がreCAPTCHA v3です。
reCAPTCHAは、Googleが提供するセキュリティテクノロジーで、人間とボット（自動プログラム）を区別します。これを問い合わせフォームに搭載することで、自動送信プログラムによる大量営業メールを完全に防ぐことができます。
自動送信のメリットは、送信者側の手間が少ないため、ばら撒き営業の大部分がこの方式を採用しています。つまり、自動送信を遮断するだけで、営業メール全体の大部分を削減できるということです。
またreCAPTCHA v3を導入することで、海外から大量に送られてくるのスパムメールも防止することができます。海外からの問い合わせに対応していない日本企業であれば、設定しておいて損はないと言えます。
reCAPTCHA v3を導入することで対処できるのは自動配信されるメールに限ります。手動で送ってくるような営業メールには対処ができません。
【対策３】問い合わせフォームを「営業用」と「通常用」に分離する
営業メール対策として、構造的に解決する方法が「フォーム分離」です。
多くの企業では、通常の問い合わせフォームに営業メール、スパムメール、正規問い合わせが全て混在しています。これでは、正規問い合わせを見落とすリスクが常に存在します。
そこで、フォームを分離して設置することで、受信ボックスレベルで整理整頓することができます。
やり方としては、通常のお客様向けメールフォーム上に
と一言付け加え、そこに営業専用のフォームへのリンクを貼っておくことです。
もちろんそんな一言など無視してお客様向けフォームから送ってくる企業もあるとは思いますが、この一言を添えただけで半分以上の営業メールは、専用フォームからくるようになったという事例もあります。
reCAPTCHA v3で自動メールを排除したうえで、このようにフォームの分離も行えば、かなりの数の営業メールは削減できると思います。
【対策４】「営業お断り文言」を明記
営業メール対策の入口として、「営業メールお断り」という明確な表記をフォーム上部に記載する方法があります。実装方法としては、お客様用の問い合わせフォームの上部に、以下のような文言を記載するだけです
などです。
入力前にこのメッセージが目に留まることで、営業メール送信の中止を促します。もちろんこの対策だけでは営業メールを完全には防げません。理由は単純で、営業メール送信者の中には、このような表記を無視する人も少なくないからです。
ただし、ある程度の道義的な抑止効果は期待できます。特に、ウソをつくことに罪悪感を持つタイプの営業者には、これが意外と効果的です。
対策３でフォームを分けることが難しい場合は、このような文言を追加してみると多少は営業メールが減ることに繋がると思います。
【対策５】問い合わせページをnoindexにしてしまう
自動で送られるような営業メールに関して、最も効果的なのは問い合わせページをnoindexにしてしまうという方法です。noindexにするとは、検索エンジンに表示されないようにするという意味です。
noindexにして検索エンジンに表示されないようにすると、自動で問い合わせフォームを探して投稿してくるような迷惑メールを防ぐことができます。また手動で送る場合においても、探すのが手間なので敬遠されやすくなるということです。
営業メールを送信してくる会社は「会社名 問い合わせ」「サイト名 contact」などで検索をかけて、そこからメールを送信してきます。そういうことをできなくするというのが、当施策の目的です。
ただ一方で、本当に問い合わせフォームを探しているお客様が検索しても出てこなくなるというデメリットは存在します。そのあたりも考慮して対応する必要があります。
最新！迷惑営業メールを「ほぼゼロ」にする最強プラグイン
ここまで、問い合わせフォームに届く迷惑な営業メールを防ぐ方法を5つ紹介してきました。しかし、実際にはこれらを複数組み合わせたとしても、しつこい営業メールを大幅に減らすのは難しいのが現状です。
営業メールが届くたびに削除する手間がかかるだけでなく、「また営業メールか…」というストレスも溜まります。さらに、正規のお客様からの問い合わせを見逃してしまうリスクもあります。
このような状況が続くと、業務効率の低下だけでなく、機会損失にもつながりかねません。
そこで今回、企業にとって負担でしかない営業メールを、ほぼゼロに抑えることができるWordPress専用プラグインをご提供することにしました。
実はこのプラグインは弊社ホームページ制作サービスをご利用いただいたクライアント向けに提供していたものです。それを今回一般にも公開することにいたしました。
本プラグインはWordPress専用プラグインです。HTMLや他のCMSで構築されたサイトでは使用できません。
利用できる人
・Contact Form 7
・Elementor Pro
のフォームをご利用中の方限定。
こんな人におすすめ
当プラグインは、以下のようなお悩みや課題を抱えている方にピッタリです。
- 問い合わせが来たと思って開くと、また営業メールでがっかりする
- SEO提案、人材紹介、M&A、助成金など、不要なメールばかり届く
- 断っても、別の会社名で何度も送られてくる
- 海外からの意味不明なスパム送信が大量に届きうんざりしている
- 営業メールに埋もれて、大切な問い合わせを見落としそうで不安になる
- 迷惑メールの削除や仕分けに時間を取られ、本来の仕事に集中できない
- reCAPTCHAを入れたのに、営業メールは普通に届く
- お客様に画像認証や余計な入力をさせたくない
- 手間をかけずに営業メールをシャットアウトしたい
上記の、どれか一つでも当てはまるのであれば、今回ご紹介するプラグインで、きっとその悩みやイライラから解放されると思います。
プラグインの特徴
【1】 手動で送られてくる営業メールもブロック！
これまで対処が難しかった手動で送られてくる営業メールにも完全対応。
最近のメール営業業者は、なるべくメールを届かせようと、手動で送信することも多いです。そういうケースにもしっかり対応。
しかも送信前にブロックするので、迷惑メールになってメールボックスの容量が増えてしまうこともありません。
【2】 貴社の業種・実情に合わせてブロックするメールをAIで最適化！
会社の業種やサービス内容によって、迷惑となる営業メールの種類や、届くメールの内容は異なります。
そのため本プラグインでは、AIを活用し、貴社専用にカスタマイズされた仕組みを提供します。
精度を高めるため１か月～３か月は調整を行っていきます。
なお正規の問い合わせを誤ってブロックする心配はありません。
本当に不要なメールだけを的確にブロックできます。
【３】 海外からのスパムメールも完全にブロック！
毎日海外から大量に届くスパムメールもこのプラグイン一つで完全にブロックします。
英語のメールだけではなく、日本語以外のすべての言語が対象です。
こちらはreCAPTCHAの導入をされていなくても問題ありません。
なお海外からのメールに関しては、英文などで書かれた正規の問い合わせもブロックしてしまう可能性があるため、もし海外の方と事業をされている場合は個別に調整いたします。
【4】顧客はストレスフリーの設計
迷惑メール防止のためにお問い合わせフォームで画像や文字を選んでもらったり、チェックを入れてもらったりする必要はありません。
そういう煩わしさは、本当にお問い合わせをしたい顧客からすると大きなマイナスです。
ですので、顧客側にはストレスを与えることなく、内部できちんと不要なメールをブロックする仕組みにしています。
【５】NGワードやNGアドレスの指定もOK
「このワードを含むメールは拒否したい」
「このアドレスからのメールは拒否したい」
というご希望にも応えられる機能を搭載しています。
何度もしつこくメッセージを送ってくる相手に対しては個別で指定することで、強制的に受け取りを拒否することができます。
これらに関してはお客様側で自由に設定可能です。
ご利用手順
プラグインが使える環境にあるかどうか、ご確認させていただきます。またご利用方法等につきましてご案内させていただきます。
内容にご納得いただけましたらお申し込み手続きをお願いいたします。
御社のホームページ内にプラグインを設置し、テスト稼働を行います。このとき御社の状況に合わせてブロックする迷惑メールの調整も行います。お客様による設定は不要です。
まずは１か月ほど、これまで届いていた営業メールや迷惑メールがどれくらい削減されたかをご確認ください。この期間でブロックをすり抜けるメールがあった場合は追加でブロック調整を行います。またご自身で調整するための手順についてもお伝えいたします。
以降は特に作業は不要で、営業メールは届かなくなります。本来のお客様からのメール対応に集中していただければと思います。
利用料金
月額：980 円（税込1,078円）
※月額が不要になる、完全買い切りプラン35,000円（税込38,500円）もあります。
※初回のみ設置手数料9,800円（税込10,780円）が別途かかります。
※お支払い方法は銀行振込またはクレジット払いとなります。（口座振替には対応しておりません。）
よくある質問
- どのようなメールを防いでくれるのですか？
-
ホームページに設置している問い合わせフォームから送られる営業メール、また海外からの迷惑メールなどを防ぎます。どのようなメールを届かないようにするかは、業種や会社の状況によって異なりますので、ご相談しながら調整を施します。
- 営業メールが100％来なくなるということでしょうか？
-
先行導入をお願いした企業さんからのヒアリングによると、100％来なくなった会社もあれば、90％ほどになったという会社もありました。これはどこまで強く設定するかにもよります。設定を強くし過ぎると場合によっては正規の問い合わせまでブロックしてしまいますので、個々に調整が必要となります。
- WordPressのサイトであれば、どんなサイトでも大丈夫なんでしょうか？
-
現在のところWordPressのサイトで、尚且つ「Contact Form 7」または「Elementor Pro」をご利用中のサイトでのみご利用が可能です。その他のメールシステムをご利用中であったり、自社で使っているシステムがわからないという場合は、お気軽にお問い合わせください。
- 海外との取引がありますが、日本の営業メールだけをブロックすることもできますか？
-
はい可能です。そういった場合は、海外からのメールにおいても、スパム的なものだけをブロックして、それ以外の正規の問い合わせはきちんと届くように調整させていただきます。
- 営業メールは止めてもらいたいのですが、求人受付のメールまで止まってしまうと困ります。
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例えば、営業メールは防ぐが、求人応募に関するメールは届くようにするという設定も可能です。防ぎたいメールと届かせたいメールを個別でご相談させていただきますのでご安心ください。
- 会社のサイトが２つあります。１つの契約で大丈夫ですか？
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申し訳ありません。１サイト１契約となりますので、複数サイトがある場合は、そのサイトの数だけご契約が必要になります。ただし設定内容が同じであれば、２サイト目以降の初期設定費用はいただきません。
- 現在reCAPTCHAを導入していますが、併用することはできますか？
-
はいできます。
